Sistema de digitalización de facturas

Un usuario que utiliza un sistema de digitalización de facturas utilizando un software homologado por la Agencia Tributaria, tiene la necesidad de mover las imágenes y datos de las facturas a otro sistema homologado por la Agencia Tributaria y consulta a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) si existe la obligación de conservar las facturas.

La regulación reglamentaria en materia está en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

La nueva regulación en facturación supone un impulso a la facturación electrónica cumpliendo con la Directiva de la Comunidad Europea como principal objetivo el darle el mismo trato entre factura de papel y factura electrónica para reducir costes.

La respuesta de la Agencia es la siguiente: es posible que las facturas inicialmente expedidas en papel se conserven en medios electrónicos siempre y cuando el método utilizado (las facturas deberán conservarse por medios que garanticen en cumplimiento de los requisitos) para conservar las facturas garantice los requisitos (los sujetos pasivos deberán garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas tanto en papel como electrónicas).

Por ultimo el centro directivo no es competente para determinar si un procedimiento informático en este caso la migración de imágenes cumple los requisitos, pero el artículo 10 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece una presunción de validez en favor de los medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria: antes de haber utilizado estos medios y cuando hayan sido validos:

“1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en el artículo 8.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

a) Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.

b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

2. En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.”

También se permite que las facturas en papel se conserven en medios electrónicos; según el artículo 7 de la orden EHA/962/2007 de 10 de abril los tributarios obligados pueden digitalizar las facturas permitiendo prescindir de los originales en papel.

Para que una factura digital sea válida frente a cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria y por la tanto este homologada debe cumplir una serie de requisitos técnicos: